Realizar uma análise da frota é um dos meios de entender a situação atual da operação da empresa, buscando melhorias que funcionem na rotina e recursos existentes da frota.
É um tipo de atividade que também vem se tornando mais comum dado o surgimento e avanço das tecnologias focadas em logística e transporte. Inclusive, é o principal recurso para o gestor da frota conseguir tomar decisões que partem do que realmente acontece no dia a dia da operação.
Confira a seguir:
- Importância da análise da frota;
- As principais decisões do gestor de frotas;
- Como fazer a análise da frota para tomar decisões.
Importância da análise da frota
A importância de fazer a análise da frota é inegável.
Ela traz benefícios como a otimização dos processos internos da sua operação, a facilidade na elaboração de novos planos de ação para otimizar a sua frota e um controle mais próximo e adequado das rotinas nas diferentes áreas da gestão de frotas.
Principais decisões do gestor de frotas
O gestor da frota precisa tomar diversas decisões no seu dia a dia e deve estar constantemente acompanhando e analisando os dados gerados em suas operações.
A partir do que é observado e avaliado, o gestor decide quais ações continuam e quais passam, identifica novas oportunidades para melhoria da frota e os riscos que está enfrentando entre muitos outros pareceres.
- Metodologias de gestão
Entender quais os melhores métodos de gestão de frotas para aplicar é um passo inicial para gerar uma rotina mais organizada na frota. Também pode ser um passo corretivo, caso identifique problemas no controle e padronização de atividades.
Algumas metodologias conhecidas incluem: metodologia 5S, ciclo PDCA e a análise SWOT. Mas, você pode conhecer ainda outras metodologias de gestão.
- Contratações de pessoal
O gestor é quem toma as principais decisões sobre quem contratar, também visando atender a solicitações de outros supervisores e colaboradores da frota.
Ele deve primeiro notar se já atingiu a melhor produtividade que poderia na sua operação e avaliar quais áreas estão negligenciadas e precisando de novas pessoas para suprir as demandas necessárias.
- Tecnologias utilizadas
As tecnologias de logística e transporte de cargas são fundamentais para o trabalho do gestor e de toda a sua equipe. No caso da equipe, elas facilitam e padronizam a realização de tarefas como a inspeção de veículos e pneus.
Para o gestor, elas reúnem todos os dados coletados diariamente e os organizam na melhor visualização em relatórios automatizados.
Antes de tudo isso, o próprio gestor é quem pesquisa e realiza períodos de testes das tecnologias existentes para saber quais melhor se adequam às necessidades encontradas em sua gestão.
- Novas ações VS. Ações a “abandonar”
O gestor precisa estar sempre avaliando a rotina das operações de transporte para otimizá-la e torná-la mais produtiva, aumentando a eficiência operacional como um todo. Ou seja, precisa entender cada ação realizada e os impactos que tem no dia a dia da operação.
Dessa forma, identifica as ações que dão certo e devem continuam e as que não trazem resultados dentro do esperado e devem ser cessadas.
- Renovação da frota
Conhecer a idade dos veículos da frota é fundamental para saber quanto tempo de vida útil ainda tem ou se já estão dentro do prazo de troca. Caso seja necessária essa troca, o gestor é também o responsável por definir quais veículos adquirir.
Nesse momento, é preciso avaliar qual tipo de veículo atende às demandas existentes da frota, considerando características como tamanho, capacidade de carga, etc.
- Compra e descarte de pneus
Da mesma maneira que precisa avaliar e decidir a aquisição de novos veículos, também é o responsável por selecionar os melhores pneus para a frota.
Através de indicadores de desempenho na gestão de pneus, como o cálculo CPK, o gestor consegue entender quais marcas e modelos possuem um melhor custo benefício para a operação.
Como fazer a análise da frota para tomar decisões
1 – Comece com um planejamento
Esta é uma etapa fundamental para qualquer processo empresarial. Aqui, você define objetivos e metas para onde pretende chegar e quais ações devem ser realizadas para cumprir essas determinações.
Além disso, definir quais são as métricas que serão acompanhadas e quais são as informações necessárias para acompanhar os resultados.
Para isso, é preciso conhecer os tipos de análises:
Análise preditiva
Esse tipo de análise prevê problemas e ações com base no histórico de dados coletados da frota. A partir dela, é possível detectar alguns padrões e entender quando estão suscetíveis a ocorrer novamente.
Análise prescritiva
Na análise prescritiva, identificam-se os resultados mais prováveis das ações antes que elas aconteçam. Dessa forma, o gestor pode trabalhar em um plano de gestão de riscos e prever soluções para cada situação, caso venham a ocorrer.
Análise descritiva
Tem a intenção de visualizar dados e entender os impactos no momento presente, através de uma descrição que resume toda a realidade do momento da frota.
Em situações que é preciso tomar decisões imediatas, esse tipo de análise é o melhor.
Análise diagnóstica
Como um diagnóstico médico, que busca a causa e consequência de um sintoma, a análise de dados diagnóstica tem o mesmo objetivo. Ela identifica o porquê uma situação ocorre e quais efeitos ela traz às operações de transporte.
2 – Identifique os meios de coleta de dados e organização
Os dados da sua operação são uma fonte altamente confiável desde que o processo de coleta e organização também seja.
As principais e melhores ferramentas para coletar dados sobre a rotina da sua operação de transporte são as tecnologias. Dentre elas: sistemas de gestão de pneus, de manutenção, de abastecimentos, checklists eletrônicos e assim por diante.
Nesses sistemas, existe a automatização na organização e armazenagem de informações, em muitos casos, gerando também relatórios automáticos.
Para agilizar o cruzamento de dados com todos esses diferentes sistemas, há alternativas como a central de controle logístico, a construção de uma dashboard logística ou até de um BI para a sua frota.
Dessa forma, você consegue controlar quais são as informações mais importantes para acompanhar e que dados devem aparecer em destaque ao acessar suas telas.
3 – Gere os relatórios de análise da frota
Com todas as informações em mãos, você pode gerar relatórios focados naquilo que mais interessa no momento.
Se o seu objetivo for de reduzir o consumo de combustível da frota, por exemplo, você deve esclarecer isso já no início do seu relatório e apresentar apenas dados que contribuam para essa análise, assim como para a hipótese a qual você chegou sobre as melhorias a serem aplicadas.
4 – Tome as suas decisões com embasamento
Nos relatórios, sempre esclareça como os dados apresentados contribuem para a conclusão em que chegou.
Por exemplo, se está planejando a renovação da frota e precisa decidir entre dois modelos de veículo, busque os dados do histórico da frota para gerar a comparação entre ambos: qual teve melhor CPK, qual passou por menos manutenções, qual teve custos menores de manutenção e abastecimento e assim por diante.
Lembre-se de considerar aquilo que faz mais sentido para a frota também, dentro dos recursos que tem disponíveis.
Um desses recursos podem ser as soluções para gestão de frotas da Prolog. Agende uma demonstração para entender como contribuímos na coleta e análise da frota nas suas operações de transporte.
